La piattaforma
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Riempi l'officina senza toccare la cornetta: il Booking Online intelligente integrato alla tua reale saturazione.

Digitalizza le richieste di appuntamento di privati e flotte. Riduci drasticamente le telefonate in entrata, elimina il rischio di sovraprenotazione e governa ogni slot dal tuo calendario operativo con conferme profilate via email e WhatsApp.

In sintesi

Cos'è il Booking Online di Planne24

Perché il Booking Online di Planner24 rivoluziona l'accettazione?

Nella maggior parte delle officine, la gestione degli appuntamenti si divide tra telefonate continue al banco accettazione e software esterni disconnessi che generano sovrapposizioni e confusione sui ponti. Il Booking Online di Planner24 abbatte questa frammentazione:

Piena sincronizzazione con l'agenda d'officina

Non è un modulo esterno a sé stante, ma una vera e propria finestra pubblica che legge la saturazione oraria effettiva delle risorse e degli operatori.

Niente autoconferme selvagge

Il sistema mette sempre al centro il controllo dell'officina, trasformando ogni prenotazione in una richiesta da validare.

Meno telefonate, zero no-show

Dalla conferma iniziale fino ai promemoria a 24/48 ore e agli avvisi sui cambi di stato della lavorazione, i clienti sono costantemente aggiornati tramite email e notifiche via WhatsApp.

Configurazione e MAPPATURA

Costruisci il tuo Booking Online in autonomia

L'officina stabilisce a monte cosa mostrare online, quando consentire la prenotazione e su quali ponti o tecnici canalizzare il carico di lavoro.

Microfunzioni di Configurazione

Assegnazione per sede e calendario

Esposizione selettiva dei servizi in base alla sede operativa (per realtà multi-sede) e al calendario di reparto (es. Meccanica, Gomme, Revisioni, Stime Danni Carrozzeria).

Canalizzazione su risorse dedicate

Possibilità di associare la disponibilità online a operatori specifici, a ponti sollevatori dedicati o a colonne di accoglienza virtuali (es. Ponte 1, Operatore Meccanica 1).

Fasce orarie giornaliere frazionabili

Slot orari differenziati con stacchi per la pausa pranzo (es. 08:30–12:30 e 14:00–18:00) o apertura mirata del booking solo per specifiche ore del giorno.

Duplicazione rapida della settimana

Tasto funzione dedicato per clonare istantaneamente il setup dal lunedì al venerdì (o al sabato).

Regole di anticipo e preavviso minimo

Configurazione vincolante del tempo di preavviso minimo per evitare prenotazioni a sorpresa (es. 48 o 72 ore prima dell'appuntamento).

Orizzonte temporale di prenotazione

Blocco della visibilità futura a 30, 60 o 90 giorni per mantenere il controllo sulla stagionalità.

Intervalli tra gli slot e le durate di lavorazione

Definizione del passo tra gli orari prenotabili (es. slot ogni 30 o 60 minuti) ancorato al minutaggio effettivo preimpostato per ogni categoria di manutenzione (es. 60 min per le gomme, 90 min per il tagliando).

Limite di prenotazioni simultanee e per singolo utente

Vincolo sul numero massimo di richieste aperte dallo stesso utente o sulla capienza per singolo slot.

Date bloccate ed eccezioni di calendario

Gestione delle chiusure impreviste, delle ferie collettive o delle festività per oscurare istantaneamente l'agenda al pubblico.

L'ESPERIENZA AL CENTRO

L'esperienza di prenotazione per driver privati e flotte? Semplice e immediata.

Il modulo di prenotazione si presenta con una pagina web dedicata, fruibile da qualsiasi smartphone o computer, personalizzata con il logo e i colori aziendali dell'officina.


Customer Journey: il percorso di prenotazione del driver

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Accesso URL brandizzata

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Inserimento targa o nuova iscrizione

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Scelta manutenzione e servizi

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Selezione slot reale libero

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Riepilogo e invio richiesta prenotazione


Le microfunzioni del Booking Online di Planner24

Verifica Istantanea della Targa

Il driver inserisce la targa: se il veicolo è già a database i dati anagrafici vengono richiamati, se è una nuova targa si apre il form di auto-registrazione per inserire anagrafica, recapiti telefonici ed email.

Supporto Driver Flotte & Noleggi (Arval, Leasys, UnipolRental, ecc.)

Il cliente può specificare l'appartenenza della vettura a una società di noleggio a lungo termine convenzionata, permettendo all'accettazione di predisporre le autorizzazioni necessarie.

Rilevazione Chilometraggio

Campo chilometri configurabile dall'officina come visibile, facoltativo o obbligatorio.

Selezione Categorie e Tipologie Visibili

Il cliente sceglie solo tra i servizi abilitati dall'officina (es. tagliando, cambio gomme, revisione ministeriale, perizia danni).

Scelta della Sede

Per strutture multiservice o multi-filiale, selezione immediata del centro più comodo.

Opzione "Attendo sul Posto"

Il driver segnala la preferenza di attendere in officina; la piattaforma illustra i comfort della sala d'aspetto (Wi-Fi, caffè, edicola) e permette di impostare un limite massimo di clienti in attesa simultanea al giorno.

Richiesta Veicolo Sostitutivo

Possibilità di richiedere una vettura di cortesia, verificando la compatibilità con le disponibilità reali del parco auto sostitutivo censito.

La gestione delle richieste di prenotazione snellisce il carico di lavoro in accettazione.

Le prenotazioni online non intasano il calendario alla cieca: confluiscono in un'area riservata all'accettazione, pronta per essere convalidata con un tocco.

Microfunzioni di controllo

Campanello Notifiche & Notifica Visiva

Icona dedicata con contatore delle nuove prenotazioni ricevute in tempo reale sul calendario.

Stato "Da Confermare" con Colore Personalizzato

Gli appuntamenti dal web appaiono con stato e colore dedicati (es. arancione/giallo), distinguibili dalle lavorazioni già approvate.

Area Note Modificabile Pre-Conferma

L'accettatore può aggiungere o modificare note operative interne (es. ubicazione del treno gomme in deposito o ricambi da ordinare) prima di confermare.

Verifica Preventiva del Magazzino Gomme e Ricambi

L'officina controlla a terminale la presenza del set pneumatici a scaffale o la disponibilità dei ricambi per le flotte, e solo allora conferma.

Tasto "Conferma Appuntamento"

Un clic trasforma la richiesta in appuntamento confermato, assegna la saturazione alla risorsa operativa e invia subito l'email di conferma al cliente.

Rimodulazione & Proposta Alternativa

Se lo slot non è compatibile, l'accettatore modifica data, orario o risorsa e conferma inviando un messaggio personalizzato con la nuova proposta.

Rifiuto Motivato della Richiesta

In caso di impossibilità totale, rifiuto con un clic allegando una motivazione chiara recapitata al driver.

Politica di Annullamento Autonomo per il Cliente

Link univoco nelle email per visualizzare lo stato della pratica o annullare la prenotazione, liberando all'istante lo slot sul calendario.

Notifiche

Notifiche multicanale: email e messaggi WhatsApp ampiamente testati per comunicare con i tuoi driver.

La comunicazione automatizzata trasforma l'accettazione in un servizio clienti premium, abbattendo drasticamente le chiamate di richiesta informazioni.

La comunicazione automatizzata verso il driver

Email di prerichiesta

Notifica immediata al cliente alla sottomissione del form, con il riepilogo della data scelta e la dicitura chiara "Richiesta ricevuta, in attesa di conferma dall'officina".


Logo del Partner integrato

Tutte le email di presa in carico, conferma, modifica e rifiuto integrano il logo del partner configurato nel modulo branding, garantendo la totale identità visiva dell'officina.

Email di Conferma

Riepilogo operativo con orario esatto, indirizzo della sede, tipologia di lavorazione concordata e note per l'accoglienza.

Promemoria

Promemoria e aggiornamenti di stato: dimentica i no-show in officina

Il cliente resta informato in ogni fase, via WhatsApp ed email, senza dover chiamare l'officina.

Alcune delle notifiche che potrai inviare da Planner24: (negli screenshot vedi il nostro nome e logo in quanto trattasi di immagini dal nostro account Demo, recapiti e logo sono brandizzati).

Promemoria Pre-Appuntamento (WhatsApp & Email)

Invio automatico o manuale a 24 o 48 ore dall'intervento per ricordare l'appuntamento al driver ed eliminare i casi di mancata presentazione (no-show).

Aggiornamento sullo Stato di Avanzamento

Notifiche automatiche al variare dello stato della lavorazione (vettura entrata in officina, in lavorazione, pronta per il ritiro, consegnata), eliminando le continue chiamate del cliente per sapere se l'auto è pronta.

Statistiche e KPI

Integrazione con menù Flussi, statistiche e KPI

Tutte le prenotazioni web confluiscono negli strumenti analitici di Planner 24 per offrire al titolare il pieno controllo sui volumi e sui canali di acquisizione.

Microfunzioni di analisi

  • Tag Automatico di Canale: ogni prenotazione web viene etichettata con il tag "Booking Online", consentendo di estrapolare con un clic le lavorazioni arrivate dal canale digitale.
  • Filtri nel Menù Flussi: monitoraggio dell'elenco prenotazioni per sede, stato (da confermare, confermata, rifiutata), tipologia di intervento (gomme, tagliandi, revisioni) e intervallo temporale (giorno, settimana, mese).
  • Dashboard e KPI di Performance: monitoraggio visivo del volume delle richieste, della percentuale di conversione rispetto al totale dei passaggi d'officina (con partner che raggiungono regolarmente decine o centinaia di prenotazioni mensili) e tracciamento dei tassi di no-show.
Sintesi

Le funzioni del Booking Online in sintesi

Configurazione

  • Preavviso minimo obbligatorio (es. 48/72h): nessun appuntamento dell'ultimo minuto a sorpresa
  • Saturazione ponti e intervallo slot (15/30/60 min): rispetto della reale capacità oraria del personale
  • Calendari e risorse specifiche: lavorazioni indirizzate solo ai tecnici e ponti idonei

Esperienza Driver

  • Form web responsive con logo e colori aziendali: massima professionalità e coerenza d'immagine
  • Riconoscimento targa e auto-registrazione: nessuna perdita di tempo per censire i nuovi clienti
  • Supporto flotte e noleggi a lungo termine: gestione integrata di driver aziendali e privati
  • Opzione "Attendo sul posto": gestione prioritaria e accoglienza ordinata dei clienti

Accettazione

  • Workflow "Richiesta da validare": controllo preventivo su disponibilità, gomme e ricambi
  • Rimodulazione oraria con messaggio personalizzato: recupero immediato delle richieste negli orari saturi
  • Note interne pre-conferma: inserimento dettagli di magazzino prima dell'approvazione

Comunicazione

  • Notifiche email e WhatsApp con logo del partner: comunicazioni riconoscibili che non finiscono nello spam
  • Promemoria pre-appuntamento automatici: azzeramento dei buchi in agenda e dei no-show

Controllo & Dati

  • Tag dedicato e filtri aggregati nel Menù Flussi: monitoraggio in tempo reale dei volumi e dei ricavi digitali
FAQ

Domande frequenti sul Booking Online

Il sistema accetta automaticamente qualsiasi prenotazione del cliente?

Dipende, solo se è l'officina a volerlo. Planner 24 disabilita di default l'autoconferma, che può essere aggiunta dalle opzioni, per tutelare l'officina. Ogni prenotazione inserita online dal cliente viene registrata come richiesta da validare. L'accettatore riceve la notifica, verifica la disponibilità di ponti, ricambi o treni gomme in magazzino e sceglie se confermare l'appuntamento, proporre una data alternativa o rifiutare la richiesta con un messaggio personalizzato.

È possibile evitare che i clienti prenotino con troppo poco preavviso?

Sì. Dalle impostazioni di configurazione è possibile definire un preavviso minimo vincolante (ad esempio 48 o 72 ore prima). Gli orari e i giorni che cadono all'interno della finestra di preavviso vengono automaticamente oscurati e non possono essere selezionati dal cliente.

Come fa il Booking Online a sapere quali slot sono realmente disponibili?

Il modulo di booking online è direttamente sincronizzato con l'agenda operativa e la saturazione delle risorse di Planner 24. Se uno slot orario è già occupato da lavorazioni inserite manualmente in officina o raggiunge il limite di saturazione dei minuti disponibili per quell'operatore, il sistema nasconde automaticamente lo slot per evitare qualsiasi sovraprenotazione.

I driver delle società di noleggio a lungo termine possono prenotare dal Booking Online?

Sì. Nel form di prenotazione il cliente può specificare se il veicolo appartiene a una società di noleggio convenzionata (come Arval, Leasys, UnipolRental, Locauto, Sicily by Car e altre). Questo consente all'accettazione di identificare subito la vettura come flotta, predisporre preventivi e autorizzazioni sui relativi portali e ordinare per tempo i ricambi necessari prima della conferma finale.

Cosa succede se un cliente non può più presentarsi all'appuntamento?

All'interno delle email di conferma ricevute dal sistema, il cliente dispone di un collegamento per visualizzare la propria scheda appuntamento e richiedere l'annullamento della prenotazione. L'officina riceve una notifica istantanea di cancellazione e lo slot sul calendario viene liberato immediatamente per altre lavorazioni.

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